目次
本部バックオフィス業務レクチャー動画
F：Fact（事実・役割）
— この業務の役割と範囲**
本部バックオフィスは、案件依頼を受領してから、制作・調査・検討が開始できる状態まで整える「案件立ち上げ業務」を担当する。
扱う範囲は以下の通り：
依頼受理
Google Driveで案件フォルダ作成
フォルダ共有権限をメンバーへ付与
チャットワークでグループチャット作成＆各メンバーへの発注管理表の記入
チャット概要欄へフォーマット事項を記載
依頼資料格納（メールPDF化・受領日メモ）
資料チェック・不足洗い出し
役所調査依頼（ランデックス：該当案件のみ）
CAD依頼（発注書作成・発注管理表更新）
技術相談役へプラン確認依頼
暫定工程立案（AI）
調査資料まとめ（AI）
正式工程立案（AI）
目的は、案件を「制作可能な状態」へ最速で整え、関係者が迷わない共通基盤をつくること。
R：Reason（理由）
— なぜこのフローが必要か**
案件立ち上げの属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質にするため
Drive・Notion・Chatworkの情報を統一し、迷子をなくすため
外部業者（ランデックス／CAD）の手配漏れや遅延を防ぐため
AI活用により工程計画を早期に可視化し、ディレクターの判断を支援するため
予実管理（費用・期間）を正確に行うための基盤づくりとして必須の工程であるため
E：Example（手順／大枠フロー）
— 実際の工程（詳細はまた別で追加可能）**
① 依頼受理（管理職）
案件依頼を受領し、立ち上げ作業を開始。
② Google Driveで案件フォルダ作成
指定テンプレートに沿って案件フォルダを作成。
作成方法
③ 共有権限付与
本部・担当チーム・外注先など必要メンバーへ共有設定。
④ チャットワークのグループチャット作成（発注管理表更新含む）
案件専用チャットを作成し、本部メンバーを管理者に設定。
Chatworkグループ名ルール：GoogleDriveと同じ
Chatwork案件アイコン画像を、下記Gemで作成し、グループ画像に設定する。（プロンプト欄に 例：MA012 と入力するだけでOK！）
Chatwork案件アイコン作成メーカーGem
● 同時実施
発注管理スプレッドシートへ
案件名（番号含む）
担当メンバー
単価
を記載。
⑤ チャット概要欄へフォーマット事項を記載
クライアント情報
担当チーム
フォルダリンク
Notionリンク
想定スケジュール
審査機関候補
などをテンプレに沿って記載。
以下テンプレをコピペして使用する。必要項目追記、適宜更新
■ リンク
※URL貼り付ける
■AI工程立案
※URL貼り付ける
■物件概要＋日報ページ
※URL貼り付ける
■業務分掌表兼フローチェックリスト
※URL貼り付ける
■案件概要
【物件名】
【ｸﾗｲｱﾝﾄ名】:
【ｸﾗｲｱﾝﾄ担当者】:
【地名地番】
【建物概要】
【防火地域】
【主要構造
【斜線の有無】
【平均GL】 【戸数】戸
【後退緩和対象】
【備考】
【コモハウス担当】
管理者：
ＰＤ：
ＴＤ：
作図：
図書：
▲進捗サマリー
全体状況：
（例：確認申請 審査中／指摘対応中 など）
■ 工程別ステータス
確定測量図：
構造依頼日/構造確定日：/
事前申請/本受付：/
予算図(施工図)納品：
確認取得：
性能証明審査終了：
合計スケジュール(か月):依頼日~性能証明審査終了：
省エネ仕様基準：確認申請時：コモハウス対応
⑥ 依頼資料を案件フォルダへ格納（メールPDF化・受領情報記載）
資料を所定のフォルダへ格納する。
● 同時実施
依頼メール文面をPDF化して保存
フォルダ内に
受領日
依頼元
確認事項（あれば）
をメモ記載
⑦ 依頼資料チェック・不足洗い出し
図面・要件・条件を確認し、不足資料をリスト化。
⑧ 手配①：役所調査依頼（ランデックス）
ファミリーコーポレーション案件の場合に実施。
納品予定日をチャット概要欄へ記載。
⑨ 手配②：CAD依頼（Chatwork）＋発注書作成＋発注管理表記入
案件に応じて
FC専用チャット
MAI専用チャット
を使い分ける。
● 同時実施
発注管理表へ
案件名（番号含む）
図面種類（基本図／構造／申請／施工図など）
納期
を記入。
基本図の納期ルール
依頼受理から1週間でクライアント納品
＝初回納品は 2日前まで
発注書作成 → リンクをチャットに貼付
→ 依頼内容の明確化のため
⑩ 品質・技術相談役へ依頼
プラン事前検討の依頼
納期伝達
⑪ 暫定工程立案（AI）
AIへプロンプトを投げ、暫定工程を生成。
Notion物件概要へ貼り付け。
⑫ 調査資料まとめ（AI）
ランデックス成果物をAIで要約。
Notion物件概要へ貼り付け。
⑬ 正式工程立案（AI）
ディレクターとスケジュールを確定。
AIで正式工程を生成し、工程ページを上書き。
P：Point（要点）
— ミスを防ぎ品質を統一するための原則**
Drive・Notion・Chatworkの3点に必ずリンクを残す
手配系は
「チャット依頼 → 発注表記入 → 発注書作成」 の三点セット
工程は「暫定 → 正式」の2段階で作成
基本図納期ルール（1週間／初回2日前）を厳守
チャット概要欄は常に最新へ更新
依頼メールPDF化は後からの証跡として必須
フォルダ受領日の記載はリードタイム管理に重要
更新履歴：2026.3.26Chatwork概要欄追加・Chatworkのアイコン作成・GoogleDrive自動作成追加
