アーカイブの意味とは? インスタやGmailでの使い方も解説

インスタグラム(Instagram)やGmailを使っていると、「アーカイブ」という言葉を見かけるのではないでしょうか。このアーカイブと似た意味の言葉にバックアップがありますが、この2つは似て非なるものです。混同されていた方もいるかもしれませんね。

そこで、ここではアーカイブという言葉の基本的な意味とアーカイブを利用するメリット・デメリットについてまとめました。また、アプリやメールソフトでのアーカイブ機能の具体的な使い方についても解説します。

アーカイブとは? 基本的な意味とIT用語としての意味

アーカイブの意味について、基本的な意味と、IT用語としての意味の両方を確認しましょう。

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  アーカイブには、基本的な意味とIT用語としての意味がある

アーカイブの意味は「記録を保存する場所」

アーカイブの由来は英語の「archive」です。archiveには名詞と他動詞としての意味があります。

アーカイブは、保存された記録「そのもの」と、記録を保存している「場所」の2種類が含まれる言葉です。

国立国会図書館の「第2回 『外来語』言い換え提案」によると、アーカイブは、「個人や組織が作成した記録や資料を、組織的に収集し保存したもの。またその施設や機関」と定義されています。

似た言葉には「ライブラリー」がありますが、両者には以下の違いがあります。

• ライブラリー: 図書館に所蔵する資料といった、閲覧を前提として提供するもの
• アーカイブ: 記録媒体に関わらず長期に保存することを目的としたもの

図書館は「ライブラリー」と訳されますが、公文書を保存する公文書館や、歴史史料を保存する歴史資料館は「アーカイブ」となります。

さまざまな場面で使われる「アーカイブ」の意味

アーカイブは、現在さまざまな場面で使用されています。以下に、使用例とその意味を紹介します。

さまざまな単語に「アーカイブ」が組み合わさると、その単語が指す資料(史料)そのもの、または長期保存するための場所を指す意味になります。

さらに、IT用語として「アーカイブ」を用いる場合は、以下の2パターンの意味があり、文脈によって意味が変わるので注意が必要です。

• 名詞: オリジナルファイルを加工して長期保存に適するようにしたファイル
• 動詞: オリジナルのファイルを長期保存に適したファイルにして保存する

例えば「このファイルをアーカイブしといて」と言われた場合は動詞の意味に、また「このアーカイブから〇〇というファイルを取り出して」と言われた場合は名詞の意味になります。

アプリやメールでは「データの長期保存」の意味に

アプリやメールで「アーカイブ」という場合は、基本的にIT用語でいう「データの長期保存」の意味になります。

「指定のメールをアーカイブ」「写真SNSの古い画像を指定してアーカイブ」といった使い方をします。

アーカイブとバックアップの違い

アーカイブとバックアップは、同じような意味に聞こえるかもしれません。しかし、両者にはかなり大きな違いがあります。主な違いは以下の通りです。

このように、アーカイブとバックアップは、利用シーンがまったく異なります。ビジネスシーンでも両者を使い分けるよう、意識しましょう。

アーカイブを利用するメリットとデメリット

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  アーカイブを利用するメリットとデメリットを知りましょう

アプリやメールのアーカイブ機能を利用するメリットとデメリットを3点ずつ紹介します。

アーカイブを利用するメリット3点

アーカイブを使用するメリットは、おもに以下の3点にまとめられます。

• 使用済みのデータを整理できる
• ハードディスクの節約
• 必要に応じて取り出すこともできる

もっとも大きなメリットは、ハードディスクの節約に役立ち、利用頻度の低いデータを削除せず残せる点です。また、必要な場合は、いつでもオリジナルファイルとして取り出せる点も便利です。

アーカイブを利用するデメリット3点

アーカイブを使用するデメリットは、おもに以下の3点です。

• アーカイブを作成する時間がかかる
• うまく整理しないと、どのファイルにアーカイブしたかわからなくなる
• 閲覧や検索に時間がかかる

アーカイブは複数のファイルを圧縮し、メタデータを作成するため、アーカイブファイルを作る場合には時間がかかります。

また、アーカイブファイルを作成する際は、どのアーカイブファイルに格納したかわかりにくくなる点もデメリットと言えるでしょう。ただし、アーカイブファイル名を工夫してつけることで、このデメリットは回避できます。

また、アーカイブファイルを含めて検索する場合や、アーカイブファイル内のファイルを閲覧する場合は、オリジナルファイルを直接開くよりも時間がかかってしまいます。

Eメール(GmailやOutlook)におけるアーカイブの意味と使い方

GmailやOutlookのような、Eメールにおけるアーカイブの意味と動きについて解説します。

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  Eメールにおけるアーカイブの意味と動きについて理解しましょう

メールにおけるアーカイブ機能の意味と動き

一般的なEメールソフト(アプリ)では、アーカイブ機能がサポートされています。毎日受信し続けるとすぐに受信フォルダが膨れ上がるため、アーカイブ機能を活用して整理しましょう。

受信メールをアーカイブとして残して検索を活用することにより、自分専用のナレッジベースとして利用できます。

アーカイブの使い方Gmail編

Gmailでのアーカイブの使い方について、流れに沿って解説します。

(1)受信トレイ内にある任意のメールを右クリックして「アーカイブ」を選びます。

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アーカイブが完了すると、以下のメッセージが左下に表示されます。

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(2)アーカイブしたメールは、「すべてのメール」フォルダを選択すると確認できます。

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(2)検索の際は、そのまま検索すると、すべてのメールを検索対象とできます。検索対象のフォルダを絞り込みたい場合は、検索窓右側の▼をクリックして、検索オプションの画面から「検索」コンボボックスで対象のフォルダを絞り込みましょう。

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アーカイブ使い方Outlook編

続いてOutlookでのアーカイブの使い方について、流れに沿って解説します。

(1)受信トレイ内にある任意のメールを右クリックして「アーカイブ」を選びます。

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すると、以下のように選択したメールが受信トレイから消えます。

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(2)左メニューより「フォルダー」＞「その他」を選ぶと、すべてのフォルダーが表示されるので、「すべてのメール」を選択します。

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すると、アーカイブしたメールが「すべてのメール」フォルダに入ってることが確認できます。

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検索の際は、「受信トレイ」か「すべてのメール」かを切り替えて検索することができます。

その他アプリにおけるアーカイブの意味と使い方

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インスタグラムやグーグルフォト、YouTubeにもアーカイブ機能はあります。これらのアプリにおけるアーカイブの意味と使い方について解説します。

アーカイブの使い方インスタグラム(Instagram)編

インスタグラム(Instagram)では、投稿画像を選択してアーカイブすると、タイムラインからは指定の画像が消えて、自アカウントのみが閲覧できる「アーカイブ」に投稿画像を移動します。アーカイブの使い方について、流れに沿って解説します。

(1)プロフィール画面を表示して任意の投稿写真をクリックし、詳細画面を開きます。

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(2)詳細画面右上のメニューアイコンをクリックして表示されるメニューから「アーカイブする」を選択しましょう。すると、プロフィール画面上からアーカイブした投稿写真が消えます。

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(3)プロフィール画面右上のメニューアイコンをタップするとメニューが表示されます。「アーカイブ」を選択すると、アーカイブ画面が開き、先ほどアーカイブした投稿写真を含んだ投稿写真をすべて確認できます。

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(4)プロフィール画面にアーカイブした投稿写真を戻したい場合は、アーカイブ画面で任意の投稿写真を選択して画面右上のメニューアイコンをタップしましょう。表示されたメニューの「プロフィールの表示」を選択すると、アーカイブ一覧からは表示が消え、プロフィール画面に投稿写真が戻っていることが確認できます。

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アーカイブの使い方グーグルフォト(Google フォト)編

グーグルフォト(Google フォト)では、アーカイブに写真を移動することで、頻繁には見ない写真をアーカイブしておくことができます。パソコンからアーカイブを使う方法について、流れに沿って解説します。

(1)ビューに表示されている写真をクリックして、左上のチェックをオンにした後、画面右上のメニューより「アーカイブ」を選択します。

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アーカイブした画像は、ビュー上からは消えます。このようにすることで、ビュー内を整理整頓できます。

(2)画面左側の下↓アイコンをクリックすると、アーカイブされた写真の一覧が表示されます。

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写真のアーカイブを解除したいときは、写真左上のチェックをオンにした後、画面右上のメニューより「アーカイブを解除」を選択します。

アーカイブの使い方ユーチューブ(YouTube)編

ユーチューブ(YouTube)のアーカイブ機能とは、12時間以内の生配信を終了した際に、自動的にその動画をチャンネルに残せる機能のことです。

とくになにも設定しなくてもアーカイブは作成されます。アーカイブの公開範囲を設定したい場合は、動画一覧から所定のライブ動画を選択して、公開範囲を設定します。

まとめ

アーカイブの意味は、基本的には「長期保存を目的とした記録」または「記録保管場所」です。

IT用語としては、オリジナルのファイルを複数個まとめて長期保存に1つのファイルにすること、あるいは、長期保存用ファイルそのものを指します。

ただし、個々のアプリケーションやソフトウェアによって、機能としてのアーカイブは微妙に異なる点には注意が必要です。使用するアプリのアーカイブ機能では何ができるのかをマニュアルで確認して、使いこなせるようにしましょう。